みなさんこんにちは、こうじです。自分のデスクは、どんな感じですか？整理されていますか？デスクの上は、参考資料や書類が散乱していませんか？そんな時って、仕事はパンパンで、全然何も片付いていない状態ですよね。そこで、仕事効率をあげるために、私がやっていること紹介します。
まず、デスクの上のものをゼロにします。
つまり、デスクの上の参考資料や書類を、他の場所に移します。できれば、大きめの作業デスクがベストです。もう一つ、適当な大きさの、箱を用意します。段ボールでもなんでもいいです。一時保管用の箱として使います。
そこで、やることは、机のにあった参考資料や書類を、あるルールを作って整理します。
- 片付けられる、参考資料は元の位置に必ず戻す。
- 現在から、3週間前、1ヶ月前作成したまたは配布された書類は、必ず捨てる。なんで？これくらい時間が経過した書類は、仕事は終わっています。ゴミなので捨てます。
- 参考資料及び書類作成の、納期を確認し、納期の早い順から優先順位をつけて、手帳等に記述して見える化する。記述した、手帳等を、1日に３回以上見て、頭の中に覚えさせる。
- あとは、仕事をするのみ。
仕事の終わりに必ずやっていること。
ここは、かなり重要です。
- 今日の仕事内容と、明日のスケジュールを手帳等にメモしておく。
- デスクの、清掃をする。台拭きでカラぶきなどをします。
- どうしても片付かない参考資料や書類ってありますよね。そこで、一時保管用の箱に入れておく。
- 翌日に、一時保管した箱から参考資料や書類を見て、本日必ず使う参考資料、書類なのか？いらないのか？10分ぐらい考えてから使うなり、あったところに戻すなりする。
ここで、大事なことは、一時保管用の箱を仕事前にできるだけ空の状態にすることと、時間内にできなければ、途中でやめることです。そして、前日に手帳等にメモしておいた、作業内容を確認して、本日の仕事を遂行する。
結構、この考え方は大事にしています。
この記事のまとめ
私の経験上、机の上が、参考資料や書類が山のようになっていると、仕事効率が上がりませんでした。また、仕事を間違えることがありました。その反省から、机の上を片付ける習慣を身につけました。作業効率も劇的に変化しています。みなさんも、机の上を片付けることを習慣化したら、仕事の進み具合がいい感じになりますよ。
